Chat statt Tippen
Ihre Monteure schreiben kurz, was gemacht wurde, und schicken Fotos von Belegen. Der Assistent legt Bericht und Beleg am richtigen Auftrag ab.
Für SHK, Elektro und Bau
Das digitale Büro für Ihren Handwerksbetrieb.
Ihr Team schreibt oder fotografiert auf der Baustelle im Chat. Werkbucht macht daraus Arbeitsbericht, Beleg und Rechnung – auf Ihrem eigenen Server in der EU.
- Für Betriebe mit 2–20 Mitarbeitern
- E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung)
- Unterschrift auf dem iPad, auch offline
Ihr Nutzen
Weniger Büro am Abend. Mehr Zeit für die Arbeit.
Werkbucht nimmt Ihnen die Schreibarbeit ab, die heute nach Feierabend liegen bleibt.
Schneller zur Rechnung
Aus Angebot, Auftragsbestätigung und unterschriebenen Berichten entsteht der Rechnungsvorschlag – mit Zeiten, Anfahrt und Material.
Alles an einem Ort
Kunden, Aufträge, Termine, Berichte, Rechnungen, Belege und Wartungsverträge in einer Anwendung. Ohne Zettelwirtschaft.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Jeder Betrieb bekommt einen eigenen Server in der EU. Zugriff nur über einen abgesicherten VPN-Zugang.
So arbeitet Ihr Team
Von der Baustelle bis zur Rechnung
Ein Auftrag, fünf Schritte. Das Büro muss nichts abtippen.
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Baustelle
Der Monteur sieht seine Termine und Aufträge mit Adresse und Ansprechpartner – auf Handy oder iPad.
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Chat
Er schreibt dem Assistenten Tätigkeiten, Stunden, Anfahrt und Material und schickt Fotos von Belegen.
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Bericht
Daraus entsteht der Arbeitsbericht am Auftrag. Belege werden dem Auftrag zugeordnet.
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Unterschrift
Der Kunde unterschreibt auf dem iPad – auch ohne Netz. Danach ist der Bericht eingefroren und als PDF abgelegt.
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Rechnung
Das Büro prüft den Rechnungsvorschlag und stellt die Rechnung – als PDF oder E-Rechnung, mit GiroCode.
Funktionen
Was Werkbucht kann
Alles, was ein kleiner Betrieb im Alltag braucht – ohne zehn verschiedene Programme.
Kunden & Aufträge
- Kunden mit Ansprechpartnern und Rechnungsadresse
- Projekte, Kundendienst- und Wartungsaufträge
- Übernahme bestehender Kontakte per CSV
- Schnellsuche über alles
Termine & Kalender
- Wochen-, Monats- und Tagesansicht, Termine verschieben per Ziehen
- Filter je Mitarbeiter
- Abgleich mit iPhone-Kalender (iCloud) oder anderem CalDAV-Kalender
Berichte & Zeiten
- Arbeitsberichte per Chat oder Formular
- Unterschrift von Kunde und Monteur auf dem iPad
- Offline arbeiten, Abgleich sobald wieder Netz da ist
- Zeiterfassung je Auftrag
Angebote & Rechnungen
- Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung
- Rechnung, Abschlags- und Schlussrechnung, Gutschrift, Storno
- E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung
- Lohnanteil nach §35a EStG, mehrere Steuersätze
Zahlungen & Mahnwesen
- GiroCode auf Rechnungen und Mahnungen
- Kontoauszug einlesen, Zahlungen automatisch zuordnen
- Offene Posten auf einen Blick
- Zahlungserinnerung und Mahnstufen – erst nach Ihrer Freigabe
Belege & Steuerberater
- Eingangsrechnungen per E-Mail-Postfach, Upload oder Handyfoto
- E-Rechnungen von Lieferanten werden automatisch ausgelesen
- Zuordnung zum Auftrag, Nachkalkulation
- DATEV-Export für Ihren Steuerberater
Material & Kataloge
- Datanorm-Kataloge Ihrer Großhändler (Version 4 und 5)
- Schnelle Suche auch in Millionen Artikeln
- Eigene Leistungen und Material mit Einkaufspreis und Zuschlag
- Artikel ohne Preis werden markiert
Wartungsverträge
- Anlagen und Geräte je Kunde
- Verträge aus Bausteinen, als PDF
- Fällige Wartungen mit Ampel, Auftrag per Klick
- Wartungsprotokoll mit Checkliste
Team & Ablage
- Rollen für Büro und Monteur – Monteure sehen keine Preise
- Kundenablage mit allen Dokumenten je Kunde
- Ablage auch auf Ihrem NAS oder in Nextcloud möglich
- Protokoll: wer hat wann was geändert
Sicherheit & Datenschutz
Ihre Daten gehören Ihnen
Kein Sammelserver für viele Betriebe. Jeder Kunde bekommt seine eigene, abgeschottete Installation.
- Eigener Server in der EUEine Installation nur für Ihren Betrieb, mit eigener Datenbank und eigenen Schlüsseln.
- Zugang nur per VPNWerkbucht ist nicht offen im Internet erreichbar. Nur freigeschaltete Geräte Ihres Teams kommen hinein.
- Tägliche BackupsAutomatische Sicherung jeden Tag. Vor jedem Update wird zusätzlich gesichert.
- Updates zentral betreutNeue Versionen werden vorher getestet und eingespielt. Klappt etwas nicht, geht es automatisch zurück.
- Klare RechteMonteure sehen nur ihre eigenen Aufträge und keine Preise. Admin-Zugänge mit Zwei-Faktor-Anmeldung.
- Belege bleiben im HausFotos von Belegen werden auf Ihrem Server gelesen, nicht in einer fremden Cloud.
Ehrlich gesagt: der Chat-Assistent
Damit der Assistent Ihre Chat-Nachrichten versteht, werden diese Nachrichten an einen KI-Anbieter zur Verarbeitung übermittelt. Sonst gehen Daten nur dorthin, wohin Sie es selbst einrichten – etwa Rechnungen per E-Mail über Ihr Postfach oder der Abgleich mit Ihrem iPhone-Kalender. Welcher KI-Anbieter das ist und wo er verarbeitet, besprechen wir im Erstgespräch und halten es im Vertrag zur Auftragsverarbeitung fest.
Ablauf
So kommen Sie zu Werkbucht
Sie müssen nichts installieren. Wir richten alles ein und zeigen Ihrem Team, wie es geht.
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Schritt 1
Erstgespräch
Wir hören zu: Wie arbeiten Sie heute, welche Programme nutzen Sie, was nervt am meisten? Danach wissen Sie, ob Werkbucht passt.
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Schritt 2
Einrichtung
Wir setzen Ihren Server auf, übernehmen Firmendaten, Logo, Kunden und Kataloge und richten die VPN-Zugänge für Ihre Geräte ein.
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Schritt 3
Einweisung
Wir zeigen Büro und Monteuren die Abläufe an echten Beispielen aus Ihrem Alltag. Bei Fragen sind wir danach weiter für Sie da.
Preis auf Anfrage. Der Preis richtet sich nach Ihrer Betriebsgröße und dem Umfang. Sie bekommen nach dem Erstgespräch ein klares Angebot.
Anfrage stellen
Häufige Fragen
Fragen und Antworten
Für welche Betriebe ist Werkbucht gedacht?
Für Handwerksbetriebe mit etwa 2 bis 20 Mitarbeitern, zum Beispiel aus Sanitär, Heizung, Klima, Elektro und Bau. Entstanden ist Werkbucht im Alltag eines SHK-Betriebs.
Brauchen meine Monteure eine neue App?
Für den Chat nutzen Ihre Mitarbeiter eine Messenger-App auf dem Handy, für Berichte und Unterschriften läuft Werkbucht im Browser auf Handy oder iPad. Dazu kommt die VPN-App für den sicheren Zugang. Wir richten das bei der Einweisung gemeinsam ein.
Was passiert, wenn auf der Baustelle kein Netz ist?
Die Aufträge des Tages werden vorher auf das Gerät geladen. Berichte lassen sich ohne Netz ergänzen und unterschreiben. Sobald wieder Verbindung besteht, wird alles übertragen. Der Chat selbst braucht Netz.
Kann Werkbucht E-Rechnungen?
Ja. Rechnungen lassen sich als ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten) oder als XRechnung erstellen. Eingehende E-Rechnungen Ihrer Lieferanten werden automatisch ausgelesen.
Wie bekommt mein Steuerberater die Daten?
Über einen DATEV-Export mit Ausgangsrechnungen, Zahlungseingängen und Eingangsbelegen samt Belegbildern. Die Kontenzuordnung stimmen wir mit Ihrem Steuerberater ab.
Kann ich meine Kataloge vom Großhandel nutzen?
Ja, Werkbucht liest Datanorm-Dateien (Version 4 und 5) ein – auch große Kataloge mit Millionen Artikeln. Artikel ohne Preis werden deutlich markiert, damit nichts versehentlich mit 0 € im Angebot landet.
Können meine bisherigen Daten übernommen werden?
Kundendaten lassen sich per CSV übernehmen, zum Beispiel aus Excel oder anderen Programmen. Was bei Ihnen sonst noch möglich ist, klären wir im Erstgespräch.
Wo liegen meine Daten und wer hat Zugriff?
Auf einem eigenen Server in der EU, der nur für Ihren Betrieb läuft. Zugriff haben Ihre freigeschalteten Mitarbeiter über VPN und wir als Betreuer für Wartung und Updates. Für den Chat-Assistenten werden Chat-Nachrichten an einen KI-Anbieter übermittelt (siehe Sicherheit).
Was kostet Werkbucht?
Das hängt von Betriebsgröße und Umfang ab. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein klares Angebot ohne versteckte Posten.
Kontakt
Lassen Sie uns sprechen
Schreiben Sie uns kurz, was Sie interessiert. Wir melden uns und vereinbaren ein unverbindliches Erstgespräch.
- Ihr Gewerk und die Größe Ihres Teams
- Welche Programme Sie heute nutzen
- Wann wir Sie am besten erreichen
- info@werkbucht.de
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